Shopify og Tripletex eller Fiken: slik kobler du regnskapet

Kort svar: Du kobler Shopify til Tripletex eller Fiken med en ferdig integrasjon, enten regnskapssystemets egen app for Shopify eller en koblingstjeneste som står mellom butikken og regnskapet. Koblingen henter ordrene fra Shopify, bokfører salget med riktig mva, og stemmer av oppgjørene fra kort, Vipps og Klarna mot banken. Det som avgjør om det blir ryddig, er valgene du tar før du skrur den på: bokføringsnivå, mva-koder, hvordan gebyrer og oppgjør skal føres, og hva som skjer med returer.

Manuell føring av Shopify-ordrer stjeler timer hver måned og gir feil i mva-meldingen. En kobling mot regnskapet tar jobben, men bare hvis den er satt opp etter hvordan butikken faktisk selger. Her går vi gjennom hva koblingen gjør, hva du må bestemme på forhånd, og hvordan du tester at tallene stemmer. Bruker du WooCommerce eller PowerOffice Go, gjelder det samme prinsippet; se oversikten i guiden om å koble nettbutikken til regnskap.

1. Hva koblingen faktisk gjør

En regnskapskobling for Shopify gjør tre ting, og du bør vite hvilke av dem du trenger:

• Salget: Hver ordre, eller summen av dagens ordrer, blir et salgsbilag eller en faktura i regnskapet, med varelinjer, frakt, rabatter og mva.
• Betalingen: Pengene fra kort, Vipps og Klarna kommer som samlede oppgjør til bank, med gebyrene trukket fra. Koblingen skal føre oppgjøret, gebyret og differansen, så bankavstemmingen går opp.
• Kundene: Ved fakturasalg til bedrifter opprettes kunden i regnskapet med organisasjonsnummer, så fakturaen og purringen kan gå derfra.

Mange koblinger gjør det første godt og det andre dårlig. Det er oppgjørene som skaper rotet, ikke ordrene.

2. Fiken eller Tripletex: hva som er annerledes for en nettbutikk

Begge systemene har ferdige koblinger mot Shopify, enten som egen app eller gjennom en koblingstjeneste; den oppdaterte oversikten finner du i systemets egen integrasjonsliste. Forskjellen ligger i hvordan butikken din passer inn:

• Fiken passer mindre butikker som fører selv eller har en regnskapsfører som bruker Fiken. Enkelt oppsett, og samlebilag per dag holder for de fleste.
• Tripletex passer butikker med flere ansatte, lager, prosjekter eller bedriftskunder på faktura. Her er det vanligere å ville ha hver ordre som egen ordre eller faktura, og å bruke lagerstyringen i Tripletex.

Har du regnskapsfører, spør hva regnskapsføreren vil ha inn, før du velger kobling. Det er regnskapsføreren som skal leve med bilagene.

3. Bestem bokføringsnivå før du skrur på noe

Dette er det viktigste valget, og det er vanskelig å endre etterpå:

• Samlebilag per dag: Ett bilag per dag med alt salget fordelt på mva-satser og betalingsmåter. Færrest bilag, enkel avstemming, passer butikker med mange små ordrer til privatkunder.
• Én ordre, ett bilag: Hver Shopify-ordre blir egen faktura eller salgsordre. Gir full sporbarhet per kunde, og er nødvendig når bedriftskunder skal faktureres eller lageret styres i regnskapet. Flere bilag, mer å rydde ved returer.

Selger du til både privat- og bedriftskunder, kan det være riktig med samlebilag for det som betales i kassen og egne fakturaer for det som skal faktureres. Hva som skal på plass for bedriftskundene, står i guiden om B2B i nettbutikk.

4. Mva-koder: der de fleste feilene oppstår

Koblingen må vite hvilken mva-kode hvert salg skal ha, og Shopify vet bare prosentsatsen. Gå gjennom:

• Vanlig sats, matvarer og fritatte varer må mappes til riktig kode i regnskapet, ikke bare til «25 prosent». Selger du mat eller bøker, trenger koblingen egne regler per produkt eller kolleksjon.
• Frakt følger som hovedregel varen den gjelder. Koblingen må behandle fraktlinjen riktig, ikke som en egen tjeneste med egen sats.
• Salg til utlandet skal uten norsk mva og krever dokumentasjon. Sjekk at koblingen skiller på leveringsland.
• Rabatter og gavekort: rabatt reduserer grunnlaget, gavekort er ikke salg når det selges, men når det brukes. Koblinger som fører gavekortsalg som vanlig salg gir dobbel mva.

Grunnlaget for satsene og mva-meldingen står i guiden om mva for nettbutikk.

5. Oppgjør og gebyrer fra Shopify Payments, Vipps og Klarna

Kunden betaler 1 000 kroner, men det som kommer inn på konto er oppgjøret for flere dager, minus gebyr. Koblingen må derfor:

• Føre salget mot en mellomkonto per betalingsleverandør, ikke rett mot bank.
• Føre hvert oppgjør fra leverandøren mot mellomkontoen, med gebyret som kostnad.
• La bankavstemmingen matche oppgjøret, ikke de enkelte ordrene.

Bruker du flere leverandører, trenger du én mellomkonto per leverandør. Sjekk at koblingen henter oppgjørsrapportene fra hver av dem, ikke bare ordrene fra Shopify. Hvilke leverandører som er vanlige i Norge, og hvordan de henger sammen, står i guiden om valg av betalingsløsning.

6. Returer, refusjoner og delvise leveranser

En retur i Shopify skal bli en kreditnota eller en korreksjon i regnskapet, med samme mva som salget. Delvis refusjon, refusjon av bare frakt, og bytte av vare er tilfellene som skiller gode koblinger fra dårlige. Test alle tre før du stoler på tallene. Rutinene rundt selve returen står i guiden om returhåndtering.

7. Lager: i Shopify eller i regnskapet?

Bestem hvor lagerbeholdningen eies. Enten styrer Shopify lageret og regnskapet får bare salget, eller så eier Tripletex lageret og sender beholdning tilbake til Shopify. Begge virker; det som ikke virker, er å redigere beholdning begge steder. Selger du i fysisk butikk også, må kassasystemet inn i samme bilde.

8. Slik tester du før du går live

1. Sett opp koblingen mot en kort periode bakover, for eksempel forrige uke, og se at ordrene kommer inn med riktige linjer og mva.
2. Hent oppgjørsrapporten fra betalingsleverandøren for samme uke og se at mellomkontoen går i null.
3. Lag en testordre med rabatt, en med frakt til utlandet og en som refunderes delvis. Sjekk alle tre i regnskapet.
4. La regnskapsføreren se på en hel måned før den gamle rutinen legges ned.

Vanlige feil

• Å skru på koblingen før bokføringsnivå og mva-koder er bestemt, og rydde i ettertid.
• Å føre salget rett mot bank, så bankavstemmingen aldri går opp.
• Å bruke én mva-kode for alt, også frakt, mat og eksport.
• Å føre gavekort som salg to ganger.
• Å redigere lager både i Shopify og i regnskapet.
• Å ikke teste returer før første reelle refusjon.

Kort oppsummert

Velg kobling etter hva regnskapsføreren vil ha inn, bestem bokføringsnivå og mva-koder før du skrur på, før salget mot mellomkonto per betalingsleverandør og la oppgjørene lukke dem, bestem hvor lageret eies, og test rabatt, eksport og refusjon før du går live. Da blir Shopify-salget ført riktig hver dag uten at noen taster.